Pendahuluan
Training Document Control Management System (DMS) – Sistem Manajemen Dokumen (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen di setiap siklus hidup dokumen tersebut. DMS mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari tahap draft, review, publikasi, hingga penyimpanan. Perusahaan harus dapat menyimpan dokumen secara efisien untuk mempertahankan dan meningkatkan produktivitas. Dengan menggunakan Document Management System (DMS), perusahaan dapat memfasilitasi hal tersebut. Dokumentasi sangat penting dalam implementasi standar sistem manajemen, seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000, ISO 45001, OHSAS 18001, dan lain-lain. Semua standar sistem manajemen memerlukan perusahaan untuk memiliki sistem pengendalian dokumen yang baik dalam implementasi sistem manajemen tersebut.
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) digunakan untuk menangkap dan mengorganisir berbagai jenis dokumen dalam bentuk elektronik yang mudah ditemukan dan diakses saat dibutuhkan. Definisi dokumen dalam hal ini mencakup segala jenis objek atau informasi yang direkam dan dianggap sebagai unit data.
Bagaimana dengan dokumen fisik atau kertas seperti faktur? Dokumen tersebut akan di-scan terlebih dahulu untuk kemudian diintegrasikan ke dalam sistem elektronik agar dapat diakses di kemudian hari.
Program pelatihan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) – Manajemen Dokumen akan membahas prosedur pengendalian dokumen, termasuk siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan dan pengambilan dokumen tersebut. Pengaturan dokumen dalam organisasi diatur oleh sertifikasi manajemen mutu internal. Pelatihan ini akan memberikan pemahaman dasar tentang pengendalian dokumen dan catatan mutu serta membimbing peserta untuk mengembangkan sistem pengendalian dokumen yang efektif dan menjaga dokumen tetap ter-update, mudah dilacak, dan fungsional.
Tujuan Training
Skill yang akan didapatkan setelah mengikuti Training Document Control Management System (DMS) – Manajemen Dokumen adalah:
- Peserta memahami bagaimana mengelola dokumen ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO 22000, ISO 45001, OHSAS 18001 dan lain-lain secara efisien dan mudah untuk ditelusur
- Peserta dapat membuat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem manajemen
- Peserta dapat mengendalikan dokumen-dokumen sehingga dijamin dokumen-dokumen perusahaan yang beredar adalah dokumen yang terkini
- Peserta dapat menghindari kesalahan kerja akibat salah menggunakan dokumen
- Peserta memahami kebijakan-kebijakan institusi yang perlu dituangkan dalam pengendalian dokumen sistem manajemen
Sasaran Peserta
Program Training Document Control Management System (DMS) – Manajemen Dokumen ini direkomendasikan untuk diikuti oleh Kepala divisi, manager head section, personnel, staf administrasi dan mereka yang terkait dalam proses pengarsipan.
Materi Training
Materi yang akan dibahas dalam Training Document Control Management System (DMS) – Manajemen Dokumen adalah:
- Pengantar ISO 30301 dan Peran Pengendali Dokumen
- Pengenalan ISO 30301 (*Information and documentation – Management systems for records – Requirements*) (Tujuan dan struktur standar manajemen rekaman).
- Tugas dan tanggung jawab pengendali dokumen (*Document Controller*) (Peran kunci dalam menjaga integritas dan aksesibilitas informasi).
- Tata Cara Identifikasi dan Penyusunan Daftar Induk
- Tata cara identifikasi dokumen dan rekaman (Penentuan kode, nomor revisi, dan tanggal berlaku).
- Menyusun dan mengembangkan dokumen Daftar Induk Dokumen (*Master List*) (Format, isi, dan pemeliharaan daftar).
- Pengendalian Dokumen dan Rekaman
- Tata cara mengendalikan dokumen (Proses penyusunan, pengesahan, distribusi, dan penarikan dokumen).
- Tata cara mengendalikan rekaman (Proses identifikasi, penyimpanan, perlindungan, dan penelusuran rekaman).
- Pemeliharaan, Revisi, dan Penanganan Digital
- Penanganan *soft copy* dokumen (Pengamanan data, *backup*, dan kontrol versi di sistem digital).
- Proses revisi dan pemeliharaan dokumen (Prosedur amandemen, peninjauan, dan pengesahan ulang).
- Pemusnahan dokumen dan rekaman kadaluarsa.
- Kiat-kiat Penerapan Pengendalian Dokumen
- Kiat-kiat dalam menerapkan pengendalian dokumen (Strategi praktis untuk mencapai kepatuhan dan efisiensi).
Update 2026
Materi 2026 disusun secara mendalam mencakup standar internasional dan regulasi nasional terbaru:
- Modul 1: Konsep Dasar & Kerangka Regulasi Terbaru
- Pemahaman ISO 30301:2019 (Management Systems for Records) dan ISO 9001:2015 Klausul 7.5 (Documented Information).
- Implikasi UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dalam pengelolaan dokumen karyawan dan klien.
- Aspek legalitas dokumen elektronik berdasarkan UU ITE (Informasi dan Transaksi Elektronik).
- Modul 2: Arsitektur & Klasifikasi Dokumen (Master List)
- Teknik penyusunan Daftar Induk Dokumen (Master List) yang efektif dan traceable.
- Sistem pengkodean (Coding System) dan penomoran yang sistematis untuk mencegah duplikasi.
- Hierarki dokumen: Kebijakan, Manual, SOP, Instruksi Kerja, hingga Formulir/Rekaman.
- Modul 3: Siklus Hidup Dokumen (Document Lifecycle)
- Prosedur pembuatan (Drafting), peninjauan (Review), dan persetujuan (Approval) yang efisien.
- Matriks distribusi dokumen: Memastikan dokumen tepat sampai ke orang yang tepat (Right Document to Right Person).
- Mekanisme penarikan dokumen usang (Obsolete) untuk mencegah penggunaan yang salah.
- Modul 4: Transformasi Digital & Electronic DMS (EDMS)
- Strategi alih media (Scanning & Digitization): OCR, Metadata, dan Indexing.
- Memilih platform DMS yang tepat (On-Premise vs Cloud) sesuai kebutuhan perusahaan.
- Manajemen versi digital (Version Control) dan kolaborasi dokumen secara real-time.
- Modul 5: Keamanan Informasi & Hak Akses
- Penerapan Access Control List (ACL): Siapa yang boleh melihat, mengedit, atau menghapus.
- Audit Trail: Melacak jejak digital siapa yang mengakses dokumen dan kapan.
- Prosedur Backup, Recovery, dan perlindungan terhadap Ransomware.
- Modul 6: Retensi, Pemusnahan, dan Audit Trail
- Menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) berdasarkan nilai guna dan regulasi pajak/hukum.
- Prosedur pemusnahan dokumen rahasia (Secure Destruction) dan pembuatan Berita Acara.
- Simulasi Audit Dokumen: Teknik menghadapi auditor eksternal dan menindaklanjuti temuan.
Metode Training
Metode Training Document Management System (DMS) – Manajemen Dokumen disampaikan atau dijelaskan secara teoritis dan ilmiah selain itu juga disampaikan dalam bentuk workshop simulasi dan study interaktif yang menyesuaikan dengan kebutuhan seluruh peserta yang terlibat dalam pelatihan.
Instruktur Training
Training Document Management System (DMS) – Manajemen Dokumen ini disajikan dengan kurikulum yang telah disusun dengan sangat baik dan disampaikan oleh pengajar bersertifikat yang kompeten dan berpengalaman lebih dari 20 tahun yang merupakan praktisi di berbagai Rumah Sakit dengan skill yang dipadukan dengan pendidikan yang tinggi, sebagai bekal memberikan pelatihan terbaik untuk anda, hubungi kami untuk mendapatkan profil lengkap instruktur yang akan mengajar pelatihan ini.
Metode Pelaksanaan
Sesi 1
(ISHOMA)
Praktik
Pelatihan tatap muka intensif selama 2 Hari di berbagai kota Bekasi, Jakarta, Bogor, Bandung, Yogya, Surabaya, Malang & Bali.
Fasilitas lengkap mencakup Training Kit eksklusif, Lunch, dan 2x Coffee Break per hari.
Sertifikat kelulusan tercetak (*Hardcopy*) dan bebas konsultasi lanjutan dengan Trainer Praktisi.
Zoom
Sholat & Makan
Diskusi Kasus
Sesi kelas interaktif via Zoom Meeting Premium. Dapat diakses dari kantor atau rumah.
Peserta berhak mendapatkan Softcopy Materi (PDF) dan E-Certificate resmi dari Traineed.
Tersedia Rekaman Kelas (Video) utuh yang dapat Anda tonton ulang kapan saja pasca-training.
Sangat direkomendasikan jika perusahaan Anda mengirimkan 5 orang peserta atau lebih. Jauh lebih hemat investasi.
Diskusi yang terbangun menjadi sangat rahasia (NDA) dan bisa langsung membedah masalah riil di gudang Anda.
Instruktur Ekslusif Bersama Praktisi
Data Security Architect
Arsitek keamanan siber kami siap membantu Anda mendirikan benteng IT yang kokoh. Sepenuhnya berbasis pengalaman lapangan, materi mengulas taktik ampuh memitigasi ancaman peretas serta melindungi aset informasi strategis dari kebocoran.
Kunci Seat Anda & Minta CV TrainerTelah Dipercaya Oleh Industri Terbaik
Bergabunglah dengan ribuan perusahaan yang telah sukses mentransformasi SDM mereka bersama kami.
Apa Kata Alumni?
Pengalaman nyata dari profesional yang telah mengikuti Training Document Management System (DMS) – Manajemen Dokumen kami.
"Nyaman dan Berkesan."
"Interaktif dan beberapa contoh paktek cukup related dengan pekerjaan."
"Materi Training sangat bagus dan bisa dibuka/dibaca setiap saat."
"Baik"
"Terimakasih atas program training yang sudah berjalan lancara dan mendapat input yang baik untuk pekerjaaan."
"Sangat Mudah di Pahami dalam Menyamapaikannya"
"Trainingnya sangat bagus dan bermanfaat untuk yang masih awam. Terima kasih atas materi yang sudah diberikan."
"Trainingnya sangat baik. Instrukturnya sangat jelas dalam menyampaikan materi yang didapatkan dari teori, sehingga baik buat penarapan. Bisa customised sesuai permintaan training yang kita inginkan. Semuanya ramah! Recommended!"
"Trainingnya bagus,penjelaskan menarik dan mudah dipahami. Terima kasih ilmunya."
"Materi training yang sangat menarik dan bermanfaat sekali mendukung serta menunjang pekerjaan dengan tips dan solusi yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan"
"Terbaik, Traineer memberika materi sesuai dengan studi kasus yang real dan insightful. Bisa menjadi rekomendasi untuk teman - teman yang ingin mencari lembaga training terpercaya."
Pertanyaan Seputar Pelatihan
Status jadwal pelatihan yang tertera di website bersifat Fix Running untuk di Jakarta dan Bekasi dan Tentative (masih dalam pengumpulan kuota) untuk di luar Kota.
Kami sangat menyarankan Anda untuk menghubungi tim konsultan kami via WhatsApp guna mengecek status kuota terkini sebelum Anda melakukan *booking* tiket pesawat atau hotel.
Tentu saja. Kami sangat memahami prosedur approval anggaran di perusahaan Anda.
Silakan hubungi kami via WhatsApp sekarang, dan tim *Sales* kami akan langsung mengirimkan *file* Proposal Resmi (PDF) lengkap dengan rincian biaya, silabus, dan profil *trainer* dalam hitungan menit.
Sangat bisa! Jika Anda memilih metode Inhouse Training atau privat, seluruh silabus, studi kasus, hingga durasi akan didesain 100% mengikuti SOP dan masalah operasional di perusahaan Anda.
Sampaikan kendala yang Anda hadapi via WhatsApp, konsultan kami akan membuatkan draf silabus kasarnya (GRATIS) untuk Anda pelajari.
Ya, kami memiliki skema Corporate/Group Pricing yang jauh lebih hemat jika Anda mengirimkan minimal 3 orang peserta (Rombongan).
Silakan hubungi Admin kami untuk simulasi perhitungan diskon atau komparasi biaya dengan skema Inhouse Training.
Biaya investasi yang tertera di website belum termasuk PPN 11%.
Silakan lampirkan NPWP dan SPPKP perusahaan Anda saat melakukan pendaftaran kepada tim kami.